Allgemeine Geschäftsbedingungen

Abgekürzte Version

  1. Diese abgekürzte Version dient dazu, die nachstehenden detaillierten Geschäftsbedingungen zusammenzufassen und ersetzt sie nicht.
  2. Diese Geschäftsbedingungen sind Bestandteil eines Vertrages mit der RWTH Aachen University zum Zwecke der Teilnahme an der 1st European Fluid Dynamics Conference (im Folgenden: EFDC1).
  3. Registrierungen für die EFDC1 werden über das von der RWTH Aachen University bereitgestellte elektronische Anmeldeportal https://www.conftool.org/efdc1 abgewickelt. Ein Vertrag kommt erst zustande, wenn eine Anmeldebestätigung vorliegt.
  4. EFDC1 ist kostenpflichtig. Weitere Einzelheiten sind in den Teilnahmeverträgen festgelegt.
  5. Bei Zahlungsverzug sind die Mahnkosten mit der zweiten Zahlungserinnerung fällig.
  6. Abhängig von dem Zeitpunkt, zu dem die Teilnahme an der Veranstaltung EFDC1 abgesagt wurde, fallen Stornierungsgebühren an.
  7. Für den Fall, dass die Konferenz aufgrund von Ereignissen außerhalb der Kontrolle von der RWTH Aachen University (höhere Gewalt) oder aufgrund von Ereignissen, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von der RWTH Aachen University zurückzuführen sind, nicht abgehalten werden kann oder geändert werden muss, kann die Erstattung der vollen Konferenzgebühr nicht garantiert werden.
  8. Inhalte und Medien, die während der Veranstaltung EFDC1 verwendet werden, sind urheberrechtlich geschützt. Diese Medien dürfen nicht multipliziert, verteilt oder für andere Zwecke als zur Teilnahme an der Konferenz verwendet werden.
  9. Alle Veranstaltungsdokumente sind urheberrechtlich geschützt. Die Teilnehmenden dürfen während der Veranstaltung keine audiovisuellen Aufzeichnungen erstellen.
  10. Die RWTH Aachen University übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Veranstaltungsdokumente und -inhalte oder für Schäden, die sich aus deren Anwendung oder Verbreitung ergeben.
  11. Die RWTH Aachen University haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
  12. Die Teilnehmenden stimmen der möglichen Verwendung von Foto- oder Videoaufzeichnungen einschließlich ihres Bildes durch die RWTH Aachen University sowie deren Vertretenden zu. Diese Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.
  13. Personenbezogene Daten werden gemäß den derzeit geltenden Datenschutzbestimmungen gespeichert und verarbeitet.
  14. Gerichtsstand ist Aachen.

Detaillierte Version

§ 1 Geltungsbereich

Für die Teilnahme an der EFDC1 der RWTH Aachen University gelten ausschließlich die vorliegenden Geschäftsbedingungen. Andere Geschäftsbedingungen Dritter oder Teilnehmer werden nicht akzeptiert.

§ 2 Registrierung / Bestätigung der Registrierung

  1. Die Registrierungen für die EFDC1 werden über das von der RWTH Aachen University bereitgestellte elektronische Registrierungsportal https://www.conftool.org/efdc1 akzeptiert. Datenschutzinformationen für dieses Portal finden Sie unter https://www.conftool.org/efdc1/privacy.php/
  2. Voraussetzung dafür ist, dass der/die Teilnehmende ein Nutzer-Konto angelegt hat. Um ein Konto anzulegen, muss der Link „Create account and submit an abstract“ angeklickt werden. Im Anschluss müssen alle notwenigen Daten eingegeben und abgesendet werden. Der Teilnehmende erhält eine daraufhin eine Mail mit der Bestätigung des Nutzerkontos.
  3. Um sich für die Teilnahme anzumelden muss der/die Teilnehmende in seinem/ihren Nutzer-Konto für die Veranstaltung “EFDC1“ registrieren über den Link „Register as Participant“. Damit wird der Registrierungsprozess eingeleitet. Dieser besteht aus vier Schritten:
    • Der/Die Teilnehmende muss eine der vorgegebenen Teilnehmergruppe auswählen. Sofern der/die Teilnehmende auf der öffentlichen Teilnehmerliste aufgelistet sein möchte, muss dies aktiv ausgewählt werden. Außerdem können dort auch die Daten eingegebenen werden, die auf das Namensschild gedruckt werden sollen.
    • Abhängig von der Teilnehmergruppe kann der/die Teilnehmende nun verschiedene Ticketangebote für die Veranstaltung auswählen.
    • Der/die Teilnehmende muss die Rechnungsdaten eingeben und eine Zahlungsart auswählen. Die Zahlung kann per Überweisung oder Kreditkarte erfolgen.
    • Vor dem Absenden der Teilnehmeranfrage (Angebot) muss der/die Teilnehmende noch den jeweils gültigen AGB zustimmen. Mit „Confirm purchase“ wird das Angebot zur Teilnahme abgegeben.
  4. Erst durch die Bestätigung der erfolgreichen Registrierung per E-Mail (Annahme) gilt der Vertrag als geschlossen

§ 3 Zahlungen

  1. Die Teilnahme an der EFDC1 sowie zusätzliche Dienstleistungen sind kostenpflichtig. Die ausgewiesenen Preise gelten pro Person und Ticket, zuzüglich ggfs. anfallender Umsatzsteuer. Die Kosten des Zahlungsverkehrs gehen grundsätzlich immer zu Lasten des Teilnehmenden.
  2. Die Teilnahmegebühr ist sofort fällig und ohne Abzug per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto zu zahlen. Bei Zahlung per Kreditkarte wird der/die Teilnehmende automatisch auf den Zahlungsdienstleister „PayOne“ weitergeleitet.
  3. Die Zahlung des Preises ist unmittelbar mit Vertragsschluss fällig. Ist die Fälligkeit der Zahlung nach dem Kalender bestimmt, so kommt der Besteller bereits durch Versäumung des Termins in Verzug. In diesem Fall hat er dem Anbieter Verzugszinsen in der Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu zahlen. Außerdem behält sich die RWTH Aachen University bei nicht erfolgter Zahlung das Recht einer Stornierung und Weitervergabe des Teilnehmerplatzes vor.

§ 4 Stornierung

  1. Die Teilnehmenden haben das Recht, von ihrer verbindlichen Anmeldung zurückzutreten. Eine solche Stornierung ist schriftlich per Brief oder per E-Mail an efdc1@academy.rwth-aachen.de zu erklären.
  2. Je nach Zeitpunkt der Stornierung der Teilnahme am EFDC1 fallen Stornogebühren an. Wenn nicht anders festgelegt, gilt Folgendes:
    • Bis einschließlich 31.7.2024 wird eine Stornogebühr von 50% erhoben.
    • Nach dem 1.8.2024 wird eine Stornogebühr in Höhe des Ticketpreises fällig.
  3. Alternativ steht es dem Stornierenden frei, eine Ersatzperson für die Teilnahme am EFDC1 zu benennen, ohne dass Gebühren anfallen. Die Nennung der Ersatzperson kann per Mail an efdc1@academy.rwth-aachen.de versandt werden unter Angabe der Nutzer-ID.
  4. Nimmt ein angemeldeter Teilnehmender nicht an der Konferenz teil, ist die volle Teilnahmegebühr zu entrichten bzw. es gibt keine Rückerstattung der Veranstaltungsgebühr.
  5. Bei krankheitsbedingter Absage oder vorzeitigem Verlassen der Veranstaltung durch den Teilnehmenden besteht kein Anspruch auf teilweise oder vollständige Rückerstattung bereits gezahlter Veranstaltungsgebühren.

§ 5 Stornierung durch den Veranstalter / Veranstaltungswechsel

  1. Die RWTH Aachen University behält sich das Recht vor, Änderungen in Organisation, Personal oder Standort oder im Verfahren von der EFDC1 vorzunehmen, sofern diese den Gesamtcharakter der Bildungsveranstaltung nicht wesentlich beeinflussen.
  2. Für den Fall, dass die Konferenz aufgrund von Ereignissen außerhalb der Kontrolle von der RWTH Aachen University (höhere Gewalt) oder aufgrund von Ereignissen, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von der RWTH Aachen University zurückzuführen sind, nicht abgehalten werden kann oder geändert werden muss, kann die RWTH Aachen University nicht haftbar gemacht werden für entstandene Schäden, Kosten oder Verluste.
  3. Die RWTH Aachen University behält sich außerdem das Recht vor, die Veranstaltung kurzfristig abzusagen, wenn eine Empfehlung des Bundes-, Landesgesundheitsministeriums, des Gesundheitsamts der Städteregion Aachen oder des Oberbürgermeisters ausgesprochen wird, diese Veranstaltung oder Veranstaltungen dieser Art abzusagen. Gleiches gilt bei entsprechender Empfehlung bei Terrorgefahr der jeweils zuständigen Stellen.

§ 6 Urheberrechte ©

Alle Ereignisdokumente (sowohl in physischer als auch in digitaler Form, wie z. B. Video- und Audioaufnahmen) sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung, Verbreitung oder sonstige Verwendung der Dokumente sowie aller Dokumente, Grafiken, audiovisuellen Materialien sowie anderer Informationsträger, die von der RWTH Aachen University oder seinen Vertretenden bereitgestellt werden, ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung von der RWTH Aachen University gestattet.

§ 7 Haftung

  1. Die EFDC1 wird vom Organisationskomitee sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Die RWTH Aachen University übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Veranstaltungsdokumente und -präsentationen, die Ausführung der EFDC1 und seiner Inhalte. Insbesondere übernimmt die RWTH Aachen University keine Haftung für mögliche Schäden, die sich aus der Anwendung oder Verbreitung von Wissen ergeben, das im Rahmen der EFDC1 erworben oder vermittelt wurde.
  2. Ansprüche der Teilnehmenden auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der RWTH Aachen, ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels des Vertrags notwendig ist.
  3. Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet die RWTH Aachen nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, wenn dieser einfach fahrlässig verursacht wurde, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche der Teilnehmenden aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
  4. Die oben aufgeführten Einschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen der RWTH Aachen, wenn die Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

§ 8 Fotos / audiovisuelle Aufnahmen

Innerhalb der EFDC1 ist das Aufnehmen von Fotos oder das Erstellen von audiovisuellen Aufzeichnungen jeglicher Art für Personen verboten, die nicht speziell von der RWTH Aachen University zugewiesen wurden.

§ 9 Datenschutz

Die RWTH Aachen University und sein Vertreter verarbeiten und speichern die im Rahmen der Teilnahme an der EFDC1 und die zur Erfüllung des Vertrages notwendigen gesammelten Daten und gewährleisten dauerhaft den Schutz dieser Daten.

Bei Beauftragung von Dienstleistungen, die mit persönlichen Daten Dritter zusammenhängen, wird ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach DSGVO abgeschlossen. Teilnehmende werden während eines Anmeldeprozesses über die Datenverarbeitung durch die RWTH Aachen University aufgeklärt und aufgefordert den Datenschutzhinweisen zuzustimmen.

§ 10 Anwendbares Recht, Fremdsprache und Gerichtsstand

  1. Die Geschäftsbeziehungen zwischen der RWTH Aachen University und der/dem Teilnehmenden unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in eine Fremdsprache übertragen, ist bei sprachlichen Unklarheiten immer die deutsche Version der AGB ausschlaggebend.
  3. Sollte eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein, berührt das die Rechtsgültigkeit der übrigen Vereinbarung nicht. Die Vertragsparteien vereinbaren eine dem Sinn und Zweck dieser unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommende Ersatzbestimmung zu treffen.
  4. Gerichtsstand ist Aachen.